Beschaffungsplanung umfasst die Vorbereitung und das Treffen von Beschaffungsentscheidungen. Die Koordination der verschiedenen Teilplanungen in der Beschaffung gehört ebenso wie die Abstimmung der Beschaffungsplanung mit der Beschaffungskontrolle, dem Beschaffungsinformationssystem und der Beschaffungsorganisation zu den zentralen Aufgaben eines Beschaffungs-Controlling. Sie lässt sich durch eine entsprechende Gestaltung des Planungssystems für die Beschaffung erfüllen.
Hierzu gehört die Anwendung geeigneter Methoden für die Erfassung und Prognose der relevanten Daten und die Bestimmung der optimalen Beschaffungsalternativen. Dies bedeutet insb., dass das Informationssystem auf den Informationsbedarf der Beschaffung ausgerichtet wird. Die Informationen sind mit geeigneten (EDV-) Methoden bereitzustellen. Darüber hinaus muss das Controlling bei der laufenden Durchführung der Beschaffungsplanung die Koordination innerhalb der Beschaffung und ihre Abstimmung mit den anderen Funktionsbereichen, besonders der Fertigung, gewährleisten. Dies bedeutet, dass der Beschaffungs-Controller an der Beschaffungsplanung mitwirken sollte.
Maßgeblich für jede Planung sind die verfolgten Ziele. Deshalb müssen ausgehend von den übergeordneten Unternehmungszielen operationale Beschaffungsziele abgeleitet werden, auf welche die gesamte Beschaffungsplanung ausgerichtet wird. Grundlage für die Entscheidungsfindung ist im Beschaffungsbereich der Bedarf an Gütern, wie er insb. für die Produktion und den Absatz besteht. Er ist im Rahmen der Bedarfsplanung zu ermitteln. Das System der Beschaffungsplanung richtet sich nach den zu treffenden Beschaffungsentscheidungen. Besonderes Gewicht besitzen hierbei die Beschaffungsprogrammplanung und die Lieferantenpolitik als laufend anstehende Entscheidungstatbestände.
Im Hinblick auf die zielgerechte Erfüllung der Beschaffungsaufgaben und ihre Koordination mit den anderen Funktionsbereichen stellt die Beschaffungsbudgetierung ein leistungsfähiges Instrument des Controlling innerhalb der Beschaffungsplanung dar. Über die Vorgabe von Budgets, an deren Festlegung das Controlling zumindest mitwirkt, kann erreicht werden, dass die benötigten Gütermengen mit begrenzten Kosten bereitgestellt werden.
