Beschaffungsmodelle dienen zur Abbildung und Strukturierung von Problemen des Beschaffungsmanagements. Mit ihnen werden die jeweils wichtigsten Komponenten realer Zusammenhänge strukturähnlich wiedergegeben. Damit liefern sie die Basis für eine klare Analyse des zu lösenden Problems und zur Entwicklung konkreter, praktisch anwendbarer Lösungsverfahren. Eine zentrale Zwecksetzung liegt dabei in der Offenlegung der zugrunde gelegten Prämissen, der als wichtig angesehenen Rahmenbedingungen und Variablen sowie der verfolgten Ziele. Dem Controlling helfen Modelle vor allem, Interdependenzen zu erfassen und Instrumente zu ihrer Berücksichtigung zu entwickeln.
Als wichtige Klassen von Modellen unterscheidet man allgemein Beschreibungs-, Erklärungs- sowie Prognose- und Entscheidungsmodelle. Beschreibungsmodelle bilden einzelne Sachverhalte der Realität ab. Besonders wichtig für das Beschaffungs-Controlling ist ihre Ausprägung in Form quantitativer Ermittlungsmodelle, in denen relevante Kennzahlen (Beschaffungskennzahlen) in Rechenverfahren wie der Beschaffungskostenrechnung ermittelt werden. Erklärungs- und Prognosemodelle enthalten als charakteristische zusätzliche Komponente theoretische Aussagen (Hypothesen), durch die man realisierte Einzeltatbestände anhand ihrer Ursachen erklären oder ihr künftiges Eintreten voraussagen kann. Maßgebliche Beispiele für Prognosemodelle im Beschaffungsbereich sind die Verfahren der programm- sowie der verbrauchsgesteuerten Bedarfsprognose. Erklärungs- und Prognosemodelle werden zudem insb. im Bereich der Beschaffungsmarktanalyse und der Beschaffungsmarktforschung genutzt.
Entscheidungen werden stets im Hinblick auf eine Zielsetzung getroffen. Deshalb enthalten Entscheidungsmodelle als zusätzliche Komponenten ein maximal, minimal oder satisfizierend zu erfüllendes Ziel. Sie können zur Ableitung bzw. Begründung optimaler Entscheidungsalternativen herangezogen werden. Zu ihrer Aufstellung sind die Alternativen, Rahmenbedingungen und Ziele eines Entscheidungsproblems in den Variablen, Nebenbedingungen und der Zielfunktion von Entscheidungsmodellen zu konkretisieren. Mit diesen wird die Struktur des betrachteten Problems präzise spezifiziert. Damit erhält man auch die Basis, um ein anwendbares Lösungsverfahren auszuarbeiten und in seiner Güte zu beurteilen.
An den in das Modell aufgenommenen Arten von Variablen, z.B. über die zu beschaffenden Güterarten, die möglichen Bezugspreise und Lieferanten usw. sowie dessen Nebenbedingungen, erkennt man seinen Anwendungsbereich. Besonders viele Entscheidungsmodelle und Lösungsverfahren sind zur Beschaffungsprogramm- sowie zur Bestellmengenplanung entwickelt worden. Diese beziehen sich auf die zentralen Parameter der Lagerhaltungsstrategie wie die Bestellmenge, den Bestellzeitpunkt, die Sicherheitsbestände und die Fehlmengen (Fehlmengenkosten).
Diese Modelle lassen sich in erster Linie im operativen Beschaffungs-Controlling heranziehen. Dagegen sind die im strategischen Beschaffungs-Controlling verwendbaren Modelle wie die Beschaffungsportfolio-Analyse nicht als explizite Entscheidungsmodelle formuliert. Vielmehr handelt es sich um eine Art eher qualitativer Beschreibungsmodelle, denen Erklärungsmodelle wie die Erfahrungskurve und das Lebenszyklusmodell zugrunde liegen, auf deren Basis sich dann Hypothesen über Strategien begründen lassen.
