Beschaffungs-Controlling im Industrieanlagenbau ist Teilbereich des Projekt-Controlling im Industrieanlagenbau, dem aus dem computerunterstützten Akquisitionscontrolling im Industrieanlagenbau bereits eine Vielzahl von Daten zur Verfügung steht. Ein Beschaffungs-Controlling ist im Industrieanlagenbau aufgrund des hohen Vertragswertes der zu errichtenden Industrieanlage unerlässlich. Die aus dem hohen Investitionsvolumen resultierende Zinsbelastung (Finanzierungscontrolling im Industrieanlagenbau) sowie der Produktionsgewinn aus möglichst frühzeitiger Fertigstellung der Anlage führen zur vertraglichen Festlegung durchweg kurzer Arbeitsfortschritts- und Endtermine mit dem Kunden, so dass zur Einhaltung dieser Termine mit der Beschaffung der Ausrüstungsgegenstände schon begonnen werden muss, wenn die erforderlichen Spezifikationen des engineering noch nicht oder erst unvollständig vorliegen.
Vorabbestellungen haben allerdings entsprechende Änderungen und häufig Mehrkosten zur Folge, die pauschal – wenn möglich – schon in die Angebotskalkulation eingerechnet werden. Für den Kunden können aber diese Mehrkosten durchaus sinnvoll investiert sein, wenn die Zinsentlastung und der Produktionsgewinn aus früherer Fertigstellung der Anlage höher sind. Wegen des Termindrucks werden Beschaffungsspezifikationen beschleunigt bearbeitet. Sobald die Industrieanlage mit Hilfe von DV-Programmen verfahrenstechnisch durchgerechnet und im Wege iterativer Berechnungen optimiert ist (basic-engineering) und erste Daten für die benötigten Ausrüstungsgegenstände vorliegen (z.B. wie viele Turbinen, Kompressoren, Pumpen, Reaktoren usw. mit welcher Leistung und sonstigen Anforderungen), beginnen die ersten Verhandlungen mit den in Betracht kommenden Lieferanten; evtl. werden dem günstigsten Anbieter auch schon Vorabbestellungen erteilt.
Sollten sich durch die fortschreitende konstruktive Durchplanung der Anlage (detail-engineering) Änderungen ergeben, sind Mehrkosten zu erwarten, wobei aber der Vorteil aus beschleunigter Lieferung des Herstellers und die insoweit u.U. gesicherte Einhaltung pönalisierter Vertragstermine das Kriterium ist, inwieweit von der Möglichkeit der Vorbestellungen Gebrauch gemacht wird. Aus all dem wird deutlich, wie wichtig die Beschleunigung der verfahrenstechnischen Auslegung der Anlage mit Hilfe von DV-Programmen ist. Wegen der relativ niedrigen Kosten und Schnelligkeit erfolgen diese Berechnungen bereits weitgehend in der Angebotsphase für die Angebotskalkulation. In diesem Fall können sogar unmittelbar nach der Erteilung des Kundenauftrages Vorabbestellungen erfolgen.
Auf der Grundlage des basic-engineering erfolgt weiterhin
• die Lage-, Aufstellungs-, Gebäude- und Infrastrukturplanung der Anlage mittels CAD. Aus der Gebäudeplanung lassen sich dann, wenn sie nicht detailliert durch die zu beauftragenden Baufirmen erfolgt, Massenauszüge für die Vergabe von Bauarbeiten gewinnen.
• die Ermittlung von Basisdaten für die Erstellung von Fließschemata zur Rohrleitungsplanung, die etwa 40% und mehr der Gesamtplanung (einschließlich detail-engineering und Überwachung der Anlagenerrichtung) und des Materialwertes der Anlage ausmacht und ebenfalls mit Hilfe von CAD erstellt wird. Damit ist zugleich eine Vermaßung der Rohrleitungen verbunden, so dass sich aus dem Fließschemata Mengenauszüge (Rohrleitungs-Spezifikationen) ableiten, die an die in Erwägung gezogenen Lieferanten zwecks Angebotsabgabe weitergeleitet werden und nach Auswahl des günstigsten Anbieters unter Berücksichtigung der ausgehandelten Lieferpreise sowie evtl. Korrekturen die Basis elektronischer Bestellvergabe sind.
• die Massenermittlung und Bestellvergabe zu Elektroinstallationen einschließlich der Mess- und Regelinstrumente (Prozess-Steuerung) sowie der dazugehörigen Elektro-Leitungen.
In dieser Planungsphase der verfahrenstechnischen Berechnung und Optimierung der Anlage (basic-engineering) und der CAD-unterstützten Detailplanung (detail-engineering) bis hin zur Bestellung von Ausrüstungsgegenständen und Dienstleistungen (Bau- und Montagearbeiten) fallen etwa 10% bis 15% der gesamten Planungs- und Überwachungskosten an, aber es werden etwa 60% der Gesamtkosten der Anlage „festgeschrieben“. Hier liegt der wichtigste Ansatzpunkt des Projekt-Controlling, denn anschließend an diese Planungsphase bestehen nur noch wenige Steuerungsmöglichkeiten.
Die Qualitätskontrolle der Beschaffung (Material- und Fertigungsqualität) richtet sich auf die Lieferanten der Ausrüstungsgegenstände, üblicherweise sogar bis zu den Vorlieferanten des Herstellers, trotz des damit verbundenen Aufwands; denn nicht erkannte Fehler können anschließend Kosten verursachen, die ein Mehrfaches z.B. des Lieferwertes einer Turbine betragen. Der Überwachungsaufwand zur Qualitätskontrolle hat in den letzten Jahren wegen des international notwendigen Einkaufs beachtlich zugenommen, da zusätzliche Qualifikation der Inspektoren verlangt wird.
Die günstigeren Einkaufsmöglichkeiten im Ausland reichen jedoch oft aus, den Zusatzaufwand für die Überwachung mehr als auszugleichen, was aber nur im konkreten Fall entschieden werden kann und eine Frage von Kosten-Nutzen-Analysen ist. Darüber hinaus beinhaltet die Überwachung der Lieferanten eine umfassende Terminüberwachung (Termin- und Kapazitätscontrolling im Industrieanlagenbau).
