Workflow-Management (WMF)

Workflow-Management (WMF) bezeichnet die Modellierung, Analyse, Simulation und Steuerung beliebiger Geschäftsprozesse. Ein WFM-Ablauf ist entsprechend zyklischer Natur nach dem folgenden Vorgehen: Bei der Modellierung werden Ist- und Sollzustand von Vorgangstypen bestimmt. Der Sollzustand der Vorgangstypen wird ausgehend von der Analyse des Ist-Zustands modelliert. Die Analyse kann sich dabei auch auf einzelne Vorgangsexemplare beziehen. Um die Sollvorgangstypen vor dem praktischen Einsatz zu testen, werden diese im Rahmen einer Simulation durchgespielt. Der Schwerpunkt des WMF liegt jedoch auf der Vorgangssteuerung, d.h. der Durchführung von Vorgangsexemplaren nach der festgelegten Modellierung. Der Ablauf der Vorgangsexemplare wird aufgezeichnet und bildet den Ausgangspunkt neuer Analysen zur Feststellung der Zielerreichung der Sollmodellierung. Daran kann sich ein neuer Zyklus anschließen.
Unter einem WMF-System versteht man Systeme, die den o.a. Ablauf unterstützen und die Einbindung anderer zur Vorgangsbearbeitung benötigter computergestützter Hilfsmittel ermöglichen. Notwendige Hilfsmittel sind vor allem die bei den Vorgangsschritten eingesetzte Anwendungssoftware, Dokumentenmanagementsysteme für die Bereitstellung notwendiger Dokumente, gruppenbezogene Unterstützungssysteme sowie Kommunikationsmöglichkeiten zwischen den Bearbeitungsstellen mit Hilfe von E-Mail. Das Gesamtsystem sollte in offenen Systemen und auf unterschiedlichen Rechnerarchitekturen einsetzbar sein.

Die klassische Bürokommunikation (BK) mit ihren Modulen Text, Tabelle, Grafik, Kalender und Datenbank ist passiv ausgerichtet. Ohne Aktivität des Anwenders bleibt der zu bearbeitende Vorgang liegen. Es erfolgt keine Erinnerung, Wiedervorlage oder Auslösung von Vorgängen durch das BK-System. WFM dagegen ist aktiv. Es steuert und überwacht den Ablauf von Vorgangsexemplaren und integriert die isolierten BK-Module zu einem geschlossenen System. Aufgrund vorgegebener Bedingungen entscheidet die WFM-Software selbstständig über den Weg eines Vorgangs und leitet diesen termingerecht an die zuständigen Mitarbeiter und Stellen weiter. Durch automatische Erinnerungen, Wiedervorlagen und Weiterleitungen werden Verzögerungen in der Vorgangsbearbeitung vermieden. Jede Bearbeitungsstation erhält die bestehenden Zwischenprodukte vorhergehender Stellen ohne Medienbruch und ohne Transport- und Liegezeiten. Damit wird eine integrierte Bearbeitung von Geschäftsprozessen und eine starke Reduzierung der Durchlaufzeit ermöglicht.

Anwendungsgebiet des WFM sind vor allem papierintensive Geschäftsprozesse, die von den beteiligten Stellen zeitlich und räumlich getrennt durchgeführt werden. WFM darf die Bearbeiter nicht in vorgegebene Abläufe zwingen, sondern muss die Möglichkeit spontaner und einmaliger Vorgaben beinhalten. Ebenso dürfen nicht nur die bestehenden Abläufe im WFM-System abgebildet werden, da sonst die

Gefahr der Automatisierung der Ineffizienz (»Elektrifizierung der Bürokratie“) besteht. WFM bedeutet demnach nicht nur Automatisierung organisatorischer Abläufe, sondern stellt ein flexibles Instrument zur Unterstützung unterschiedlicher Geschäftsprozesse dar, das deren Redesign und Reengineering ermöglicht.

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