Controlling-Analysepfad

Bei einem Analysepfad handelt es sich um eine individuelle Informationssuchstrategie, die durch die Lokalisierung der problemrelevanten Einzelinformationen auf einer nachgelagerten Ebene (subjektives Abbruchkriterium) oder durch mangelnde Datenverfügbarkeit (systembezogenes Abbruchkriterium) abgebrochen wird. Das subjektive Abbrechen der Analyse ist insb. vom Know-how und der Erfahrung der Entscheidungsträger abhängig.

Bei der konzeptionellen Erarbeitung und informationstechnischen Umsetzung ist der Umgang mit den Informationen, die auf der Controlling-Applikationsebene (Controlling-Applikation) aus dem unternehmensbezogenen Berichtswesen generiert werden, zu berücksichtigen. Im Rahmen einer übergreifenden Systemanalyse muss das Controlling sicherstellen, dass die Controllinginstrumente ein problemadäquates betriebswirtschaftliches Analysevorgehen erlauben und diese Analysepfade auch informationstechnisch umsetzbar sind. Während die operative Datenversorgung bottom-up erfolgt, also von unverdichteten Basisdaten bis hin zu Informationen höchster Verdichtungsstufe, sind Analysepfade top-down zu konkretisieren.
Eine Beeinflussung des quantitativen (z.B. wird die Analyse tiefer vorgenommen) und / oder qualitativen Analysevorgehens (z.B. wird eine andere Informationsverzweigung bei der Analyse gewählt) kann durch inhaltlich oder methodisch ausgerichtete Schulungen des Controlling erreicht werden. Eine Beeinflussung der informationssystemtechnischen Analysetiefe erfordert eine umsetzungs- und ggf. konzeptionsbezogene Zusammenarbeit mit der DV-Abteilung des Unternehmens. Hier ist zu prüfen, inwieweit tiefere Analyse-ebenen durch die Erfassung bzw. Ermittlung zusätzlicher Daten (z.B. Aktivierung einer bislang nicht genutzten Planvariantenverwaltung) oder gar durch die Investition in zusätzliche Informationssysteme (z.B. Zeitdatenerfassungssysteme) erschlossen werden können. Hier ist die schwierige Aufgabe zu lösen, inwieweit die Kosten der zusätzlichen Informationen durch deren potenziellen Nutzen für den Entscheidungsprozess des Managements gerechtfertigt erscheinen. Mit der informationsbezogenen Vertiefung bzw. Verbreiterung des Analysespektrums korrespondieren wiederum konzeptionelle und umsetzungsbezogene Aufgaben des Controlling.

Die Erarbeitung von Analysepfaden erfolgt sowohl problembezogen („Welche tiefergehenden betriebswirtschaftlichen Fragen werden bei Vorliegen einer bestimmten Information gestellt?“) als auch informationssystembezogen („Welche Informationssysteme liefern die Daten, die zur Aufbereitung einer bestimmten Information notwendig sind?“). Unberücksichtigt der informationstechnischen Machbarkeit gilt ein Analysepfad dann als abgebrochen, wenn die Verantwortlichkeiten für die ausgewerteten Informationen wechseln. Bricht beispielsweise das Management bereits auf der zweiten Ebene ab, um dem Produktions-Controller bzw. in mittelständischen Unternehmen dem Produktionsleiter eine konkrete Detailanalyse abzuverlangen, zeigt sich daran, dass das Controlling bei der Erarbeitung von Analysepfaden nicht nur den Problem- und Informationssystembezug zu überprüfen hat, sondern zusätzlich die analyseebenebezogene Verschiebung der Entscheidungsverantwortlichkeiten. Entsprechend sind stets Fragen der Controlling-Organisation berührt.
Zu berücksichtigen ist, dass ein mit dem Analysepfad verbundener Drill-Down mit einem time lag verbunden ist, welcher sich aus der Zeitspanne zwischen der Erfassung aller kosten- und erfolgsbezogenen Informationen in den Dispositions- und Abrechnungssystemen und der verdichteten Informationsbereitstellung im Rahmen einer Standardberichterstattung auf den Analyse- und Berichtsebenen des Controlling ergibt. Das damit verbundene zeitliche Anpassungsproblem resultiert vor allem daraus, dass in der Kostenrechnung i.d.R. eine monatliche Sichtweise vorgenommen wird.

Aufgrund der DV-gestützten Verarbeitung und Aufbereitung der Daten sind die aktuellen Kosten- und Erfolgsgrößen nicht selten erst nach zehn Tagen des darauffolgenden Monats verfügbar. Das hat zur Folge, dass auf einen Fehler auf allen Ebenen günstigstenfalls erst nach 30 bis 40 Tagen reagiert werden kann. Daraus ergibt sich die Anforderung an das moderne Controlling, bereits auf der Administrationsebene Indikatoren zu installieren, die es erlauben, i.S.v. „Frühwarn“-Indikatoren bereits im Zeitpunkt des Fehlerauftritts Signale zu setzen, die einen entsprechenden Prüflauf auf der Erfassungs- und Steuerungsebene in Gang setzen.

Bezogen auf die informationssystembezogene Entwicklung des Analysepfades besteht zur rechtzeitigen Initiierung von Gegensteuerungsmaßnahmen ein verstärkter Bedarf an integrierter Software, die die bestehenden Schnittstellenprobleme vermeidet und einen systemübergreifenden Drill-Down ermöglicht.

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