Zur Beweissicherung im Besteuerungsverfahren sind bestimmte partielle Aufzeichnungen im Gegensatz zum Vollabschluss im Steuerrecht vorgeschrieben. Neben der Buchführungspflicht sind die Aufzeichnungspflichten der Abgabenordnung und der Einzelsteuergesetze (insbesondere auch bei den Verkehr- und Verbrauchsteuern) maßgebend. Die Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass sie für die Zwecke der Besteuerung ausreichen (§ 145 II AO).
Alle Nachweise müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorhanden sein (§ 146 I AO). Sie können in Schriftform oder auf Datenträgern vorliegen. Zu den Aufzeichnungen zählen insbesondere die Wareneingangs- und Warenausgangsbücher (§§ 143 und 144 AO), die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen (§ 22 UStG), die Führung von Lohnkonten für die Lohnsteuer (§ 41 EStG) und die Aufzeichnungen über verbrauchsteuerpflichtige Waren (Verkehr- und Verbrauchsteuern). Besondere Aufzeichnungspflichten bestehen für die Dokumentation von Verrechnungspreisen (§ 90 Abs. 3 AO).
Für die einzel-nen Unterlagen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Die Aufzeichnungspflichten erhöhen die mittelbare Steuerbelastung (Steuerverwaltungskosten).
