Das Ergebnis bei der Gestaltung eines Budgetierungssystems ist ein komplexes Gebilde aus festgelegtem Budgetsystem, Budgetierungsprozess und Budgetierungsorganisation. Das Budgetierungssystem kann jedoch nur dann effektiv und effizient eingesetzt werden, wenn die betroffenen Unternehmenseinheiten über die wichtigen Festlegungen dieses Systems Bescheid wissen. Deshalb sind Budgetierungsrichtlinien zu erstellen, die in schriftlicher Form z.B. die folgenden Sachverhalte regeln:
• Inhalte und Aufbau der Budgets,
• Planungshorizont und Geltungsdauer,
• Art der Koordination und Konsolidierung von Budgets,
• planende und genehmigende Budgetierungsorgane,
• Budgetverantwortung.
Je komplexer ein Budgetierungssystem ist, desto notwendiger wird die Formalisierung mit Hilfe von Richtlinien, um eine einheitliche Erfüllung der Budgetierungsaufgaben sicherzustellen. Im Großunternehmen spricht man häufig sogar nicht mehr von Richtlinien, sondern von einem Budgetierungshandbuch, das zahlreiche Richtlinien zusammenfasst.
Die Formalisierung darf jedoch nicht übertrieben werden und zu unnötiger Papierflut führen, da sonst die Akzeptanz des Budgetierungssystems, sowie die Innovationsfreudigkeit und Flexibilität eingeschränkt werden. Deshalb ist der Formalisierungsgrad regelmäßig zu überprüfen.
Unternehmen mit einfach strukturierten Budgetierungssystemen und sehr hoher Umweltdynamik verzichten teilweise sogar auf schriftliche Richtlinien und erreichen die notwendige Formalisierung durch mündliche Information, die bestenfalls durch Aktennotizen dokumentiert wird.
