Procurement cost control

Beschaffungskostenkontrolle umfasst alle Maßnahmen zur Überwachung der Kosten von Beschaffungsvorgängen. Sie ist Teil der Beschaffungskontrolle und wird mit Verfahren der Beschaffungskostenrechnung durchgeführt. Hierzu dienen Zeit-, Betriebs- und Soll-Ist-Vergleiche. Bei Zeitvergleichen untersucht man lediglich die Entwicklung der verschiedenen Beschaffungskosten im Zeitablauf. Betriebsvergleiche sind eine Gegenüberstellung der Beschaffungskosten verschiedener Betriebe, Abteilungen oder Stellen. Wegen der begrenzten Datenverfügbarkeit lassen sie sich vor allem in größeren Unternehmen sowie durch einen Vergleich mit Durchschnittsziffern für Branchen vornehmen. Am aussagefähigsten ist i.d.R. der Vergleich zwischen Plan- und Target costs. Er bezieht sich auf die Bestellabwicklungs-, -Lagerhaltungs-, die -bestellfixen und/oder die Shortage costs. Ferner können die Differenzen zwischen Plan- und Sollkosten bei einzelnen Bestell- und Lagerhaltungsaufträgen ermittelt werden.
If the cost deviations in their absolute and / or relative amount exceed a value considered relevant, their causes must be examined more closely. It is also possible to differentiate between price and quantity deviations for procurement cost deviations. The former indicate the extent to which changes in costs have been caused by a deviation between the actually agreed and the originally planned prices for the goods to be procured.

Since purchasing conducts the price negotiations, it is responsible for this deviation. Quantity deviations occur when the costs of the operational procurement activities are higher than the budgeted estimates. This means that the order processing, storage, fixed order and / or shortage costs deviate from the planned values. Apart from the shortage costs, which relate to a lack of satisfaction of the demand for goods, these quantity deviations are mainly higher personnel costs for the respective procurement processes.

Procurement cost control requires coordination between the control system and procurement cost accounting. Above all, it must be determined which cost information is collected about procurement and which deviations are determined and analyzed in more detail. In addition, it must be determined when and in what manner suitable adaptation measures are to be taken.

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