Projekt-Statusbericht (Contract-Status-Report) beinhaltet die im Steuerungs- und Kontrollprozess (Projektsteuerung und -kontrolle) gewonnenen Erkenntnisse hinsichtlich der Termine, Leistungen, Qualität, Kapazitäten, Finanzen, Kosten und Ergebnisse des Projektes und dessen Teilprojekte. Diese gesammelten Informationen werden periodisch und/oder meilensteinbezogen zusammengefasst und in unterschiedlich verdichteter Form, abhängig von den Berichtsempfängern, aufbereitet (Projektberichtswesen). Dabei sollten Projekt-Statusberichte mindestens die folgenden Informationen umfassen:
Stand der Arbeit (Qualität und Fertigstellungsgrad) des gesamten Projektes sowie einzelner gewichtiger Arbeitspakete
Angaben über durchgeführte oder voraussichtliche Änderungen mit den dazugehörigen Ursachen, Störungen und Konsequenzen
Darstellung des Terminstatus sowie Trendentwicklungen hinsichtlich des Projektend-termins
Beschreibung des Kostenstatus und der Kostenstruktur, insb. anhand der Erkenntnisse aus der mitlaufenden Kalkulation
das aufgrund der erbrachten Leistungen und den dazugehörigen Kosten sich abzeichnendes Ergebnis
die Darstellung der bestehenden und zukünftigen Kapazitätssituation
den Finanzstatus und den Projekt-Cash-Flow
Risiko- und Chancenbeurteilung des Projektes (Risikomanagement bei Projektfertigung)
Der Projekt-Statusbericht sollte unabhängig von seinen Verdichtungsstufen ein Deckblatt mit den wichtigsten Informationen enthalten. Es zeigt sich, dass ein solches Deckblatt in knapper Form Auskunft über die erledigten Tätigkeiten sowie über bedeutsame Störungen im Projekt gibt.
Der Projekt-Statusbericht an höhere Führungsebenen und an die Geschäftsführung sollte die Informationen in noch höherem Maße verdichten. Es sollten Kennzahlen (Projektkennzahlensystem) erstellt werden, so dass die Geschäftsleitung nur noch Informationen erhält, die das gesamte Projekt oder Projektgruppen im Überblick zeigen (z.B. Projekt-Status-Analysen oder Cockpit Charts) oder frühzeitig alarmieren (Frühwarnsysteme im Projekt-Controlling).
