Budgetberichte sind Grundlage der Unternehmenssteuerung ist die Gegenüberstellung des tatsächlichen zu dem in Budgets geplanten Geschäftsverlaufs. Treten Abweichungen zwischen Budget und Ist-Werten auf, so können aus der Analyse der Abweichungen Gegenmaßnahmen abgeleitet werden (Budgetierung).
Voraussetzung für die effektive Steuerung ist aber, dass die richtigen Informationen rechtzeitig an diejenigen Stellen geleitet werden, die für Budgets verantwortlich sind bzw. ihre Erreichung beeinflussen können. Informationszusammenstellungen, die über die Einhaltung von Budgets im laufenden Geschäft Auskunft geben, Abweichungen ausweisen und analysieren sowie die weitere Entwicklung von Budgetpositionen prognostizieren, werden als Budgetberichte bezeichnet (Berichte).
Budgetberichte sollen nicht administrativer Selbstzweck sein, sondern Auslöser von Maßnahmen zur Erreichung der vereinbarten Zielsetzungen. Wesentliche Qualitätsmerkmale sind deshalb die Aktualität sowie die Empfängerorientierung der Berichte. Der Schnelligkeit ist hier der Vorzug zu geben vor einer übertriebenen Genauigkeit, die eine möglichst zeitnahe Verfügbarkeit von Abweichungsinformationen verhindert. Denn die Chance für erfolgreiche Korrekturen vermindert sich im Zeitablauf sehr stark. Berichte sollen nur die für den Empfänger relevanten Informationen enthalten: Inhalt, Umfang und Detaillierung der Berichte müssen der Verantwortungsebene des Empfängers entsprechen.
Die Struktur der Budgetberichte muss mit der Planung identisch sein, da nur dann Gegenüberstellungen von Ist-, Soll- und Planzahlen zu aussagefähigen Informationen führen. Um aus den berichteten Informationen sofort die wesentlichen Entwicklungen herauszustellen, empfiehlt sich der Einsatz von „Abweichungstoleranzen“. Das bedeutet, dass in der Planung für einzelne Budgetgrößen Schwankungsbreiten festgelegt werden, die als „normal“ bzw. zufallsbedingt angesehen werden. Erst Abweichungen außerhalb des Toleranzbereichs werden berichtet bzw. im Budgetbericht besonders gekennzeichnet.
Der Vorteil dieser Maßnahme ist darin zu sehen, dass wichtige Entwicklungen nicht in einer Informationsflut untergehen, sondern dass die Aufmerksamkeit des Managements gezielt auf Problembereiche gelenkt wird. Durch den verstärkten Einsatz von Ausnahmeberichten, die über Budgetpositionen nur bei bedeutenden Abweichungen im Detail berichten, kann dieser Effekt verstärkt und das Volumen der standardmäßig erstellten Berichte stark reduziert werden. Dadurch wird auch die Empfängerorientierung der Berichte verstärkt.
Neben der Gegenüberstellung von Ist- und Planwerten werden in Budgetberichten Abweichungen zu Soll-Werten ausgewiesen, sofern das Kostenrechnungssystem auf ihre Generierung ausgelegt ist. Dabei unterscheiden sich Soll- und Planwerte dadurch, dass Planwerte auf der Basis der Planbeschäftigung, Sollwerte auf Basis der tatsächlichen Beschäftigung ermittelt werden. Darüber hinaus enthalten Budgetberichte meist den Ist-Wert des entsprechenden Vorjahreszeitraumes als Vergleichsgröße sowie den Periodenplanwert als Zielgröße.
Da die bisher aufgeführten Informationskategorien eher vergangenheitsorientiert sind, ist unbedingt die Erstellung eines Forecasts zu fordern. Ein Forecast „prognostiziert“ die erwarteten Ist-Werte zum Periodenende nach dem jeweils aktuellen Kenntnisstand. Aus dieser mehr zukunftsorientierten Information lassen sich notwendige Steuerungseingriffe wesentlich fundierter ableiten als aus einem alleinigen Plan-Ist-Vergleich. Die Akzeptanz von Budgetberichten hängt wesentlich von ihrer optischen Gestaltung ab. Zusammenfassende Kurzinformationen und graphische Darstellung sind hierzu ein wichtiges Mittel.
Um sicherzustellen, dass bei Budgetabweichungen von den Verantwortlichen entsprechend reagiert wird, kann es nützlich sein, im Budgetbericht Abweichungen nicht nur kommentieren, sondern Gegenmaßnahmen nach Inhalt und zeitlichem Bezug schriftlich fixieren zu lassen. Der Erfolg kann dann in den Folgeberichten kontrolliert werden ( Budgetberichterstattung).
