Beschaffungskostenkontrolle umfasst alle Maßnahmen zur Überwachung der Kosten von Beschaffungsvorgängen. Sie ist Teil der Beschaffungskontrolle und wird mit Verfahren der Beschaffungskostenrechnung durchgeführt. Hierzu dienen Zeit-, Betriebs- und Soll-Ist-Vergleiche. Bei Zeitvergleichen untersucht man lediglich die Entwicklung der verschiedenen Beschaffungskosten im Zeitablauf. Betriebsvergleiche sind eine Gegenüberstellung der Beschaffungskosten verschiedener Betriebe, Abteilungen oder Stellen. Wegen der begrenzten Datenverfügbarkeit lassen sie sich vor allem in größeren Unternehmen sowie durch einen Vergleich mit Durchschnittsziffern für Branchen vornehmen. Am aussagefähigsten ist i.d.R. der Vergleich zwischen Plan- und Sollkosten. Er bezieht sich auf die Bestellabwicklungs-, -Lagerhaltungs-, die -bestellfixen und/oder die Fehlmengenkosten. Ferner können die Differenzen zwischen Plan- und Sollkosten bei einzelnen Bestell- und Lagerhaltungsaufträgen ermittelt werden.
Sofern die Kostenabweichungen in ihrer absoluten und/oder relativen Höhe einen als relevant angesehenen Wert übersteigen, sind ihre Ursachen näher zu untersuchen. Dabei lassen sich auch bei den Beschaffungskostenabweichungen Preis- und Mengenabweichungen unterscheiden. Erstere zeigen an, inwieweit Kostenänderungen durch eine Abweichung der tatsächlich vereinbarten von den ursprünglich geplanten Preisen für die zu beschaffenden Güter hervorgerufen wurden.
Da der Einkauf die Preisverhandlungen führt, ist er für diese Abweichung verantwortlich. Mengenabweichungen treten auf, wenn die Kosten der betrieblichen Beschaffungsaktivitäten über den Planansätzen liegen. Dies bedeutet, dass die Bestellabwicklungs-, die Lagerhaltungs-, die bestellfixen und/oder die Fehlmengenkosten von den geplanten Werten abweichen. Abgesehen von den Fehlmengenkosten, die sich auf eine mangelnde Befriedigung des Güterbedarfs beziehen, handelt es sich bei diesen Mengenabweichungen vor allem um höhere Personalkosten für die jeweiligen Beschaffungsvorgänge.
Die Beschaffungskostenkontrolle erfordert eine Abstimmung zwischen dem Kontrollsystem und der Beschaffungskostenrechnung. Dabei ist vor allem festzulegen, welche Kosteninformationen über die Beschaffung erhoben und welche Abweichungen ermittelt sowie näher analysiert werden. Ferner ist festzulegen, wann und in welcher Weise geeignete Anpassungsmaßnahmen zu ergreifen sind.
